码公文严格意义上讲，不仅一项智力运动，更是一项体力运动。
想象一下一个标准的码公文流程：领导收到了一份文件，粗略地看过后，要求你按照文件的要求，搞一篇稿子。你接到任务，看了一下文件要求，发现里面说的都是一些原则性的废话，但你仍然圈出了几个关键词，并根据这些关键词，开始翻阅相关的文件。有一些文件你整理了，还有印象，但还有更多的文件，要么是纸质的，要么是PDF，等等等等，要找到这些文件，除了你的记忆，别无他法。
不要过于相信自己的整理能力。
多年来，有许多自诩整理能力较好的人士，无一都在关键时候掉了链子。借用熵的概念来理解——井井有条的文件是低熵的状态，而维持这种状态，需要投入大量的能量。码公文已经很累了，我们没有更多的能量去做这件事情。
高等动物和低等动物的分野，是工具的使用。恰好我们人类，是最优秀的工具创造者、使用者。这就是我们为什么需要这些一款工具。
一、了解我们的需求
在接到一份公文的任务之后，我们首先需要解读这项任务。目前，这还需要我们人类来完成。
基本了解需求后，我们会根据脑海中提取的关键词，去回想旧的文件。好的，这里我们整理出了第一个需求——根据关键词查找文件。
现在，无论我们通过什么方式，我们找到了一些文件，有纸质的，有电子文档，大多数时候，他们都是完整的文章，我们并不需要全文运用，只需要把有用的部分提取出来——新的需求，找到文件中能为我们所用的段落、句子、章节。
我们读完了这些文件、片段，形成了自己的初步想法，开始在脑海中搭建起一个基本的框架。受限于人类阅读、理解方式的特点，这些框架往往是古老的——又一个需求，从这些古老的框架中，找到适合这项任务的那个。
框架搭成后，往往就是在大框子下填东西，这主要会用到前两个需求的产物。
经过一段漫长的时光，一篇文章诞生了！很好，接下来是无休止的更改与调整。如果说前面三个环节还是智力活动的话，这个环节无疑是体力劳动。反复的修改与推敲，推倒又重来……这里我们有什么需求？是的，这里我们有两个需求——文件版本回溯、同义词句（相似句子）查询。
经过一次又一次、一次又一次……的修改，终于，我们到了校对的环节！
一个人的校对往往是大量错误的开始。我们需要一个这样的工具——一个高效、精确的公文校对器。
好的，现在让我们来整理一下需求：
- 根据关键词查找文件（段落、片段、句子）
- 可供选择的文章框架
- 文章版本管理
- 同义词查找
- 校对（拼写检查）
二、更细致一点
在基本需求上，我们再来进一步分析。
第1个需求：关键词查找文件（段落、片段、句子）。
（1）关键词录入：手动录入的内容，应该在录入时手动键入关键词（可以有自动提示）；网络抓取的内容，应该通过 NLP 自动识别关键词；
（2）关键词的颗粒度：对一篇文章来讲，关键词应该从文章的主题、各级标题中生成；对片段来讲，一般首句中即会包含关键词；对句子来讲，需求一定的归纳；
（3）关键词与分类：文章的类别一般遵循树状关系，关键词遵循联级、跨越关系。
第2个需求：文章框架
常见的文章框架，应该以思维导图的方式直观展现。
第3个需求：版本管理
（1）借鉴 Git 的理念：借鉴广泛使用的 git，每一版本的改动要做简单的说明。
（2）提供不同版本文件的文本对比，直观展现。
第4个需求：同义词查找
（1）借鉴成熟的字典软件，多词库进行搜索；
（2）同结构词组、标题搜索。
第5个需求：校对与拼写检查
（1）对常见、易错的内容，进行归纳，每一篇文章做一次常见错误检查；
（2）针对不同的类型文章，可以有针对性地进行提示。
三、对界面的思考
无论工具如何发展，人类的大脑永远是最好的工具。在这个工具的首页，将随机展现精选的文章和句子。
其他的界面，将遵循简单易用的原则。